Как спланировать и осуществить офисный переезд без стресса?

Смена офисного помещения — это всегда стресс для бизнеса. Согласно исследованиям, более 60% фирм недооценивают сложность предстоящего офисного переезда. Многие компании сталкиваются с нарушением бизнес-процессов, потерей данных, простоем в работе сотрудников.

При правильном подходе переезд офиса можно превратить в новые возможности для компании. Чтобы избежать финансовых рисков и других проблем, рекомендуем заранее спланировать все этапы предстоящего мероприятия и заказать организацию офисного переезда.

С чего начать перемещение офиса в новое здание?

Планирование переезда — это первый необходимый шаг, включающий следующие важные этапы:

1. Оповещение контрагентов и клиентов. Заблаговременно предупредите всех партнеров и корпоративных заказчиков о грядущей смене физического адреса компании. Лучше это сделать официальным письмом за 1-2 месяца до переезда. Укажите в письме конкретную дату офисного перемещения, новые контакты и реквизиты компании.
2. Организация временного хранения документов. Разделите документацию на две категории: часто используемые документы и архив. Арендуйте складское помещение или воспользуйтесь услугами сервисов хранения ценных бумаг.
3. Планирование перевозки мебели и техники. Составьте подробные списки всего оборудования с указанием габаритов, веса, других особенностей. Рассчитайте, как его лучше транспортировать и разместить в новом офисе согласно планировке.
4. Оформление разрешительной документации. Потребуются договор аренды нового помещения, акты приема-передачи, технические условия на подключение коммуникаций, разрешение от пожарной охраны.

Как организовать трансфер компании со всем имуществом?

Непосредственно переезд — ключевой этап, требующий слаженности и четкого следования заранее намеченному плану. Данный процесс включает следующие нюансы:

• Демонтаж оборудования и мебели в старом офисе. Грамотно отключите оргтехнику от линий электроснабжения, демонтируйте мебель, рассортируйте имущество по категориям для оптимальной загрузки транспорта.
• Непосредственная транспортировка всех вещей. Потребуется соответствующий автотранспорт и грузчики. Посетите сайт компании www.inka-trans.ua, чтобы нанять профессиональную команду для выполнения поставленных задач. Не пытайтесь сэкономить на переезде, рискуя повредить дорогостоящую офисную технику и мебель.
• Монтаж, расстановка оборудования и мебели в новом помещении. Все должно строго соответствовать заранее разработанному плану зонирования пространства и размещения мебели/оргтехники для скорейшего ввода офиса в эксплуатацию.
• Завершающей стадией является вывоз мусора, упаковочных материалов. Наведите в новом офисе идеальный порядок для комфортного начала работы сотрудников.