В чем отличия внешнего и внутреннего переезда офиса?

Переезд офиса, будь то внутри здания или в новое помещение — это всегда ответственное и хлопотное мероприятие. Чтобы переезд прошел максимально гладко и не превратился в хаос, требуется тщательное планирование и контроль на всех этапах.

Как должен проходить внутренний переезд офиса?

Внутренний переезд офиса — это перемещение в пределах одного здания, часто на другой этаж или в соседний блок. Чтобы все прошло гладко, придерживайтесь следующего плана:

1. Составьте подробный график с четкими сроками каждого этапа: упаковка, маркировка коробок, транспортировка, распаковка, расстановка мебели. Проследите, чтобы все задачи были распределены между сотрудниками.
2. При необходимости обратитесь за помощью в транспортные компании, которые занимаются офисными переездами, например, сюда https://www.davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev/. Даже если переезд осуществляется внутри одного здания, услуги грузчиков могут сильно его облегчить.
3. Позаботьтесь об упаковочных материалах — коробках, скотче, пузырчатой пленке, стретч-пленке. Закупите их с запасом. Промаркируйте коробки по отделам и сотрудникам.
4. На новом месте заранее подготовьте необходимую инфраструктуру — электричество, интернет, телефонию. Составьте план расстановки мебели и техники.
5. В день переезда организуйте транспортировку коробок и габаритных предметов. Задействуйте лифты, договоритесь о предоставлении грузовых тележек.
6. После размещения вещей не забудьте протестировать оргтехнику и проверить комплектность. Оперативно решайте возникшие проблемы со связью, электричеством и т.д.

В чем сложности внешнего офисного переезда?

• В отличие от внутреннего, внешний переезд предполагает транспортировку вещей на значительное расстояние. Не экономьте на услугах профессиональных грузчиков ― они существенно ускорят процесс и избавят Ваших сотрудников от риска получения травм. Тем более, что услуги транспортных компаний сегодня вполне доступны (примеры цен на грузоперевозку по Киеву можно найти на сайте мувинговой компании «Давай переедем»).
• При внешнем переезде вещи подвергаются большим нагрузкам, чем при перемещении внутри здания. Соответственно, нужно серьезнее отнестись к упаковке. Используйте коробки хорошего качества, надежно фиксируйте их скотчем. Особо бьющиеся предметы заворачивайте в несколько слоев пузырчатой пленки. Габаритную мебель частично разбирайте и упаковывайте в стретч-пленку.
• Проследите, чтобы дата освобождения старого офиса и дата въезда в новый не имели больших разрывов. Простои невыгодны для бизнеса. В то же время должен быть запас времени на непредвиденные обстоятельства. Важно синхронизировать работы на старом и новом адресе — вывоз и завоз мебели, подключение коммуникаций и т.д.
• До переезда проведите в новом помещении необходимые работы — ремонт, расстановку мебели, наладку техники, подключение интернета и телефонии. Составьте план размещения кабинетов и рабочих мест.
• Заблаговременно уведомите о переезде клиентов и партнеров. Разошлите информационные письма с новым адресом и схемой проезда, разместите объявления на сайте и в соцсетях, закажите новые визитки. Внутри компании заранее распределите обязанности и выдайте каждому сотруднику четкие инструкции по переезду.