Microsoft 365 для бизнеса: как выбрать подходящий план

Microsoft 365 давно перестал быть просто набором привычных офисных приложений Word, Excel и PowerPoint. Сегодня это полноценная экосистема для организации работы компании, которая объединяет офисные программы, корпоративную электронную почту, облачное хранение файлов, совместную работу, коммуникации, управление учетными записями и инструменты информационной безопасности.

При этом выбрать подходящую подписку не всегда просто. В линейке Microsoft 365 для бизнеса представлены несколько планов, которые на первый взгляд могут показаться похожими. Однако Business Basic, Apps for business, Business Standard и Business Premium рассчитаны на разные сценарии использования.

Одной компании достаточно веб-версий офисных приложений и корпоративной почты, другой необходимо устанавливать Word и Excel непосредственно на компьютеры сотрудников, а третьей дополнительно нужны централизованное управление устройствами и расширенная защита от киберугроз.

Поэтому при выборе Microsoft 365 важно ориентироваться не только на стоимость подписки, но и на реальные задачи бизнеса.

Что представляет собой Microsoft 365 для бизнеса

Microsoft 365 представляет собой модель подписки, в рамках которой компания получает доступ к набору программ и облачных сервисов Microsoft. Конкретный состав зависит от выбранного тарифного плана.

В экосистему могут входить:

• Word для работы с текстовыми документами;

• Excel для электронных таблиц и анализа данных;

• PowerPoint для создания презентаций;

• Outlook для электронной почты и календарей;

• Exchange Online для корпоративной почты;

• OneDrive для хранения файлов;

• SharePoint для создания внутренних рабочих пространств;

• Microsoft Teams для коммуникаций и онлайн-встреч;

• Planner, Forms, Bookings и другие дополнительные инструменты;

• средства управления идентификацией;

• инструменты управления устройствами;

• средства защиты от киберугроз.

Главное отличие Microsoft 365 от классической бессрочной лицензии Office заключается в том, что пользователь получает не только программы, но и облачную инфраструктуру. Это позволяет работать с файлами из разных мест, совместно редактировать документы, использовать корпоративную почту и централизованно управлять рабочей средой.

Бизнес-планы Microsoft 365 рассчитаны на организации с количеством до 300 пользователей. Для более крупных компаний Microsoft предлагает отдельную корпоративную линейку Enterprise.

Какие задачи бизнеса решает Microsoft 365

В небольших компаниях часто используются отдельные решения для электронной почты, хранения документов, видеоконференций и офисных приложений. Такой подход может работать, но по мере роста бизнеса управление множеством сервисов становится сложнее.

Microsoft 365 позволяет объединить большую часть повседневных инструментов внутри одной экосистемы.

Сотрудники могут создавать документы в Word, работать с таблицами Excel, хранить файлы в OneDrive, использовать корпоративную электронную почту Outlook и совместно работать над материалами через SharePoint.

Для удаленных и распределенных команд особенно важна возможность получать доступ к рабочей информации с разных устройств. Файлы не обязательно хранить исключительно на конкретном компьютере сотрудника. При правильной настройке рабочие документы доступны через облачное хранилище с учетом назначенных прав доступа.

Microsoft 365 также упрощает администрирование. Учетные записи сотрудников и лицензии можно централизованно управлять через административные инструменты Microsoft.

Основные планы Microsoft 365 для бизнеса

Для малого и среднего бизнеса наиболее актуальны четыре варианта:

• Microsoft 365 Business Basic;

• Microsoft 365 Apps for business;

• Microsoft 365 Business Standard;

• Microsoft 365 Business Premium.

Разница между ними заключается прежде всего в наличии настольных приложений, корпоративных облачных сервисов и дополнительных средств безопасности.

Microsoft 365 Business Basic

Business Basic ориентирован на компании, которым необходимы облачные сервисы Microsoft, но не требуется установка полноценного пакета Office на рабочие компьютеры.

Пользователи получают веб- и мобильные версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Документы можно создавать и редактировать непосредственно через браузер.

Также план предусматривает корпоративную электронную почту на собственном домене компании и облачное хранилище OneDrive объемом 1 ТБ на пользователя.

Business Basic хорошо подходит компаниям, в которых сотрудники преимущественно работают через браузер, используют облачные сервисы и не нуждаются в локальной установке Word или Excel.

Это может быть удобным вариантом для отделов продаж, небольших сервисных компаний, проектных команд и сотрудников, которые большую часть времени работают удаленно.

Следует учитывать, что Business Basic не включает полноценные настольные версии основных приложений Microsoft 365.

Microsoft 365 Apps for business

Apps for business решает практически противоположную задачу.

Этот вариант предназначен для пользователей, которым необходимы прежде всего полноценные настольные приложения Microsoft Office.

В подписку входят устанавливаемые версии Word, Excel, PowerPoint, Outlook и других поддерживаемых приложений, а также 1 ТБ облачного пространства OneDrive на пользователя.

Один пользователь может работать с приложениями Microsoft 365 на нескольких устройствах. Для поддерживаемых бизнес-планов Microsoft предусматривает использование приложений до чем на 5 ПК или Mac, 5 планшетах и 5 мобильных устройствах одним лицензированным пользователем.

При этом Apps for business не является полноценной заменой Business Standard. В нем отсутствует часть корпоративных облачных сервисов, которые могут быть важны для организации общей рабочей среды.

Поэтому такой план логичен, если компании нужны в первую очередь привычные приложения Office и облачное хранение файлов, но нет необходимости в полноценной инфраструктуре корпоративной почты и совместной работы.

Microsoft 365 Business Standard

Business Standard объединяет возможности облачных сервисов с полноценными настольными приложениями Microsoft 365.

Пользователь получает Word, Excel, PowerPoint и Outlook для установки на рабочие устройства, а также веб- и мобильные версии приложений.

В план также входят корпоративная электронная почта, OneDrive, SharePoint и дополнительные инструменты для организации совместной работы.

По сути, Business Standard подходит компаниям, которым необходим полноценный рабочий набор: офисные программы на компьютерах сотрудников, корпоративная почта, облачное хранение документов и инструменты для совместной работы.

Именно поэтому этот план часто рассматривается компаниями, которые переходят от отдельных офисных приложений к единой облачной инфраструктуре Microsoft.

В зависимости от конкретного варианта лицензирования Business Standard может предлагаться с Microsoft Teams или без Teams, поэтому состав подписки необходимо проверять перед приобретением.

Microsoft 365 Business Premium

Business Premium включает основные рабочие возможности Business Standard, но делает больший акцент на информационной безопасности и централизованном управлении устройствами.

Помимо офисных приложений, корпоративной почты и облачных сервисов, Business Premium предоставляет дополнительные средства защиты.

Среди них Microsoft Defender for Business, который предназначен для защиты конечных устройств от современных угроз.

Также в состав Business Premium входят возможности Microsoft Intune для управления рабочими устройствами и Microsoft Entra ID Plan 1 для расширенного управления идентификацией и доступом.

Это особенно важно для организаций, в которых сотрудники работают с корпоративной информацией на ноутбуках, смартфонах и других устройствах вне офиса.

Business Premium может быть интересен компаниям, которые хотят объединить продуктивность, коммуникации, управление устройствами и безопасность в одной подписке.

Сравнение основных планов Microsoft 365

Важно учитывать, что Microsoft периодически корректирует состав подписок и предлагает отдельные варианты тарифов с Teams и без Teams. Поэтому перед покупкой стоит проверять актуальные условия конкретной лицензии.

Как выбрать Microsoft 365 по задачам компании

Самый простой способ выбрать подписку - начать не со сравнения цен, а с определения необходимых функций.

Если сотрудникам достаточно работать с документами через браузер, а основные требования компании заключаются в корпоративной электронной почте, облачном хранении файлов и совместной работе, можно рассматривать Business Basic.

Если корпоративная электронная почта уже организована другим способом и компании необходимы прежде всего установленные версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook, более логичным вариантом может стать Apps for business.

Когда одновременно нужны полноценные приложения Office и корпоративные облачные сервисы, стоит обратить внимание на Business Standard.

Для организаций, которым дополнительно необходимо контролировать рабочие устройства, повышать уровень защиты учетных записей и противодействовать современным киберугрозам, предназначен Business Premium.

Перед покупкой полезно сравнить актуальныепланы Microsoft 365 , поскольку состав лицензии должен соответствовать не только текущему количеству сотрудников, но и требованиям компании к безопасности, коммуникациям и управлению устройствами.

Что учитывать перед покупкой лицензии

Первый параметр - количество сотрудников, которым действительно требуется лицензия.

Не менее важно определить, каким образом они работают. Например, сотруднику, который постоянно использует сложные таблицы Excel на рабочем компьютере, веб-версии приложения может быть недостаточно. В таком случае требуется тариф с настольными приложениями.

Следующий вопрос - корпоративная электронная почта. Если компания хочет использовать адреса на собственном домене и управлять почтой внутри экосистемы Microsoft, необходимо выбирать соответствующий план с Exchange Online.

Следует также учитывать используемые устройства. Если сотрудники работают с корпоративных ноутбуков, личных смартфонов и домашних компьютеров, вопрос защиты данных становится значительно важнее.

Для таких сценариев Business Premium предлагает дополнительные инструменты контроля доступа и управления устройствами.

Наконец, желательно учитывать планы развития компании. Выбранная сегодня инфраструктура должна позволять без серьезной перестройки подключать новых сотрудников и сервисы в будущем.

Microsoft 365 и Office 365: в чем разница

Название Office 365 по-прежнему широко используется пользователями, хотя Microsoft постепенно перевела значительную часть продуктов под бренд Microsoft 365.

Исторически Office 365 ассоциировался прежде всего с подпиской на приложения Office и связанные облачные сервисы.

Microsoft 365 представляет более широкую концепцию, в которой офисные приложения являются лишь одной частью экосистемы.

Поэтому пользователь, который ищет Office 365 для бизнеса, сегодня во многих случаях фактически выбирает один из актуальных планов Microsoft 365.

При этом старое название продолжает встречаться в поисковых запросах, документации, обсуждениях и корпоративной практике, поэтому оба обозначения еще долго будут использоваться параллельно.

Microsoft 365 или бессрочный Office

Еще один распространенный вопрос - стоит ли бизнесу оформлять подписку Microsoft 365 или приобрести бессрочную версию Office.

Бессрочная лицензия предполагает приобретение определенной версии приложений без регулярной оплаты подписки. Такой вариант может быть удобен в ситуациях, когда компании необходимы только стандартные офисные программы и нет потребности в облачной инфраструктуре.

Microsoft 365 работает по другой модели.

Пока подписка активна, пользователи получают доступ к предусмотренным тарифом приложениям и сервисам, а поддерживаемые программы регулярно получают обновления.

Кроме того, Microsoft 365 может включать корпоративную почту, облачное хранение, совместную работу, централизованное управление и инструменты безопасности.

Поэтому сравнивать эти модели исключительно по стоимости лицензии не совсем корректно. Они решают разные задачи.

Если нужен только Word и Excel на одном рабочем месте, бессрочная лицензия может оказаться достаточной. Если же компания строит общую цифровую рабочую среду, преимущества подписочной модели становятся значительно заметнее.

Безопасность Microsoft 365

Современная рабочая среда значительно отличается от классического офиса, где все сотрудники находились внутри одной локальной сети.

Пользователи подключаются к корпоративным ресурсам из дома, командировок и общественных сетей, используют ноутбуки и смартфоны, а значительная часть данных хранится в облаке.

Поэтому управление доступом становится не менее важным, чем сами офисные программы.

В Microsoft 365 используются механизмы аутентификации, политики доступа и средства защиты учетных записей.

Business Premium расширяет эти возможности за счет Microsoft Defender for Business, Microsoft Intune и Microsoft Entra ID Plan 1.

Defender for Business помогает защищать устройства от вредоносного ПО, программ-вымогателей и других угроз.

Intune предназначен для управления устройствами и корпоративными данными на Windows, macOS, Android и iOS.

Microsoft Entra позволяет более гибко управлять идентификацией пользователей и доступом к корпоративным приложениям.

Для небольшой компании наличие таких инструментов внутри одной подписки может упростить построение базовой системы информационной безопасности.

Microsoft 365 для удаленной и гибридной работы

Переход к удаленной и гибридной модели работы стал одной из причин роста популярности облачных офисных платформ.

В классической инфраструктуре документ часто существует в виде файла на компьютере сотрудника или отправляется коллегам по электронной почте в нескольких версиях.

При использовании OneDrive и SharePoint файлы можно хранить централизованно и предоставлять доступ конкретным пользователям.

Сотрудники могут одновременно работать с документами, а изменения синхронизируются между участниками.

Teams в тех планах, где он предусмотрен, дополняет эту модель чатами, звонками и онлайн-встречами.

В результате Microsoft 365 может использоваться как единое рабочее пространство для сотрудников, находящихся в разных офисах или работающих удаленно.

Можно ли перейти с одного плана на другой

Потребности компании со временем меняются.

Например, небольшой команде на начальном этапе может быть достаточно Business Basic. Позже сотрудникам могут потребоваться настольные приложения Office, и тогда возникает необходимость перейти на Business Standard.

Другой распространенный сценарий - рост требований к безопасности. Компания может использовать Business Standard, а затем перейти на Business Premium, чтобы получить дополнительные возможности управления устройствами и защиты данных.

Именно поэтому при первоначальном выборе тарифа полезно учитывать не только текущие задачи, но и возможное развитие инфраструктуры.

Какой план выбрать

Универсального тарифа Microsoft 365, одинаково подходящего всем компаниям, не существует.

Business Basic подходит организациям, которым нужны корпоративная почта и облачная рабочая среда без установки настольных приложений.

Apps for business ориентирован на пользователей, которым прежде всего необходимы полноценные программы Office и OneDrive.

Business Standard сочетает настольные приложения с корпоративной почтой и облачными сервисами, поэтому подходит для построения комплексной рабочей среды.

Business Premium добавляет к этим возможностям расширенные инструменты безопасности и управления устройствами.

Поэтому оптимальный вариант определяется количеством сотрудников, используемыми устройствами, требованиями к электронной почте, совместной работе, безопасности и администрированию.

Перед приобретением Microsoft 365 имеет смысл сначала определить необходимые функции и только после этого сравнивать тарифы. Такой подход позволяет избежать как недостатка нужных возможностей, так и переплаты за инструменты, которые компания не будет использовать.